La comunicación dentro de una empresa...

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización, mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos.

Comunicación formal

Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.
Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros,, las organizaciones conforman estructuras que faciliten la transmisión de la información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información: transmitir la información útil para la toma de decisiones, transmitir la información con exactitud, transmitir la información con rapidez, y transmitir la información sin errores.

Los expertos consideran que el mejor flujo de comunicación instaurado en una organización es aquel que trasmite la información precisa en cada situación, sin obstrucción y siguiendo un recorrido adecuado. Por otra parte, es conveniente que los canales sean regulares, estables y previsibles, evitando el exceso o la escasez de información. Ante todo, hay que sortear todos los problemas relacionados con la distorsión, omisión o los rumores incontrolados.

Existen diferentes canales formales en una pyme, los más utilizados son:

• En comunicación escrita, destacan las cartas y los memorándums. Estos últimos son breves y concretos, y de circulación interna.
• En la comunicación verbal se emplean los diálogos de aquellos trabajadores que sirven como filtros formales. Si queremos hablar con nuestro superior, posiblemente antes lo hagamos con su secretaria.
• Manuales, cuya misión es marcar los diferentes procesos que ha de seguir la pyme ante una situación determinada. Son muy útiles para los trabajadores recién incorporados.
• Informes y actas, en ambos hay información estandarizada, y casi siempre aparecen firmados.
• Expediente. Su principal característica es que está en constante actualización, ya que se van incorporando datos sobre un tema concreto. Requiere la participación de todos los departamentos.

En cuanto a las características de la información trasmitida, debe cumplir una serie de requisitos:

• Ante todo, la comunicación tiene que se clara, con un lenguaje sencillo y de fácil comprensión.
• Accesibilidad, la información tiene que ser perfectamente accesible a las personas a las que va dirigida.
• La documentación transmitida servirá como factor integrador entre los componentes de la pyme.
• Se facilitará la información estrictamente necesaria y útil, de forma breve y concisa. No debemos caer en una difusión constante y abusiva.
• Es recomendable que toda la comunicación formal quede constatada por escrito.

Comunicación informal

Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
Un ejemplo de este tipo de comunicación es el “rumor”, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad.
El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal.
Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, creándose un clima de tensión.

La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal, es aumentando la calidad de la comunicación formal, por ejemplo, haciendo que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno.
Por ejemplo, en el caso anterior, la forma de evitar el rumor de un posible despido masivo, hubieses sido comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en el personal.
Otra forma de hacer frente a la comunicación informal, es evitando que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participación y las propuestas del personal.
Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicación formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya más rápido por la empresa (algo que permite en mayor medida la comunicación informal) logrando, de ese modo, una comunicación formal más eficaz.

Fuente: CARRILLO, Victoria. La Nueva Dimensión de Comunicación Empresarial.